What is Voucher ? How to write Voucher ? Type of voucher ? | वाउचर क्या है? वाउचर कैसे लिखें? वाउचर का प्रकार?

 वाउचर क्या है? वाउचर कैसे लिखें? वाउचर का प्रकार?

Voucher एक ऐसा दस्तावेज़ होता है जिसे वित्तीय लेन-देन के प्रमाण के रूप में उपयोग किया जाता है। यह एक तरह की रसीद होती है जो किसी लेन-देन की पुष्टि करती है और अकाउंटिंग के लिए इस्तेमाल की जाती है।

Voucher Book एक रजिस्टर होती है जिसमें एक से अधिक वाउचर (वाउचर स्लिप) होती हैं। इस बुक का उपयोग वित्तीय लेन-देन के रिकॉर्ड को व्यवस्थित तरीके से रखने के लिए किया जाता है।

Voucher Book की उपयोगिता और इससे जुड़ी जानकारी:

1. प्रकार: Voucher Book में कई प्रकार के वाउचर हो सकते हैं, जैसे कि Cash Voucher (कैश वाउचर), Bank Voucher (बैंक वाउचर), Journal Voucher (जर्नल वाउचर), etc.

2. वापर: Voucher Book का उपयोग तब किया जाता है जब किसी लेन-देन को रिकॉर्ड करना हो। जैसे कि यदि आपने कोई खरीदारी की है, तो उस लेन-देन की पुष्टि के लिए एक वाउचर जारी किया जाता है।

3. लेखन और संधारण: वाउचर बुक में लेन-देन का विवरण लिखा जाता है, जैसे कि तारीख, राशि, और लेन-देन से संबंधित अन्य जानकारी।

4. लेखा-जोखा: वाउचर बुक का उपयोग लेखा-जोखा में भी किया जाता है। यह सुनिश्चित करता है कि सभी लेन-देन सही तरीके से दर्ज किए गए हैं और किसी भी प्रकार की गड़बड़ी को आसानी से ट्रैक किया जा सके।

उदाहरण:

मान लीजिए आपने कार्यालय के लिए स्टेशनरी खरीदी। इसके लिए आपको एक वाउचर की आवश्यकता होगी जिसमें आप लिखेंगे:

• तारीख: 30 जुलाई 2024
• लेन-देन की राशि: ₹500
• विवरण: ऑफिस स्टेशनरी की खरीददारी
• संपर्क विवरण: विक्रेता का नाम और संपर्क जानकारी

Cash Voucher का उपयोग नकद लेन-देन के रिकॉर्ड को दर्ज करने के लिए किया जाता है। इसका निर्माण करने के समय निम्नलिखित बिंदुओं का ध्यान रखना चाहिए:

Cash Voucher के निर्माण के लिए आवश्यक बातें:

1. राशि: Cash Voucher पर लिखी गई राशि उस लेन-देन की वास्तविक राशि के बराबर होनी चाहिए। इस राशि को लिखते समय शब्दों और अंकों दोनों में सही और स्पष्ट रूप से उल्लेखित करना आवश्यक है।

2. प्रस्तावित जानकारी:

   • वाउचर नंबर: प्रत्येक वाउचर को एक अद्वितीय नंबर दिया जाता है, जो एक क्रम में होता है।
   • तारीख: लेन-देन की तारीख जो वाउचर जारी की जा रही है।
   • प्राप्तकर्ता का नाम: जिस व्यक्ति या संगठन को पैसे दिए जा रहे हैं, उनका नाम।
   • लेन-देन का विवरण: लेन-देन का कारण या विवरण, जैसे "ऑफिस स्टेशनरी की खरीददारी"।
   • राशि: पैसे की राशि अंकों और शब्दों दोनों में लिखी जाती है।
   • भुगतान की विधि: यदि कोई विशेष भुगतान विधि का उल्लेख करना है (जैसे नकद भुगतान), तो उसे भी दर्ज किया जाना चाहिए।
   • प्रस्तावक/लेखाकार का हस्ताक्षर: वाउचर पर प्राधिकृत व्यक्ति का हस्ताक्षर।

3. लगाने वाली चीजें:

   • चालान/रसीद: अगर उपलब्ध हो, तो लेन-देन के लिए चालान या रसीद को वाउचर के साथ संलग्न किया जा सकता है।
   • स्टांप: कुछ संगठनों में वाउचर पर स्टांप लगाना आवश्यक हो सकता है, यह स्थानीय नियमों पर निर्भर करता है।

Cash Voucher पर लिखने का तरीका:

1. वाउचर नंबर: “Voucher No: 001”
2. तारीख: “Date: 30 जुलाई 2024”
3. प्राप्तकर्ता का नाम: “Payee: श्री अमित शर्मा”
4. लेन-देन का विवरण: “For: Office Stationery Purchase”
5. राशि: “Amount: ₹500 (पांच सौ रुपए केवल)”
6. भुगतान की विधि: “Payment Method: Cash”
7. हस्ताक्षर: “Authorized Signature: ____________”

इस तरह से तैयार किए गए वाउचर का उपयोग लेन-देन को प्रमाणित करने और रिकॉर्ड रखने के लिए किया जा सकता है।

Voucher विभिन्न प्रकार के होते हैं, और उनका उपयोग विभिन्न वित्तीय लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। यहां प्रमुख वाउचर प्रकार दिए गए हैं:

1. Cash Voucher (कैश वाउचर):

   • उद्देश्य: नकद लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए।
   • उदाहरण: नकद भुगतान, नकद प्राप्ति, आदि।

2. Bank Voucher (बैंक वाउचर):

   • उद्देश्य: बैंक से संबंधित लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए।
   • उदाहरण: बैंक में जमा किए गए पैसे, बैंक से निकासी, चेक भुगतान आदि।

3. Journal Voucher (जर्नल वाउचर):

   • उद्देश्य: किसी विशेष लेन-देन को जर्नल एंट्री के रूप में रिकॉर्ड करने के लिए।
   • उदाहरण: अंकीय समायोजन, गलतियों की सुधार आदि।

4. Payment Voucher (भुगतान वाउचर):

   • उद्देश्य: किसी व्यक्ति या संगठन को भुगतान की पुष्टि के लिए।
   • उदाहरण: वेतन भुगतान, बिल भुगतान, या अन्य लेन-देन के भुगतान।

5. Receipt Voucher (रसीद वाउचर):

   • उद्देश्य: भुगतान प्राप्त करने की पुष्टि करने के लिए।
   • उदाहरण: ग्राहक से प्राप्त भुगतान की रसीद।

6. Purchase Voucher (खरीद वाउचर):

   • उद्देश्य: किसी सामान या सेवा की खरीद को रिकॉर्ड करने के लिए।
   • उदाहरण: वस्तुओं की खरीदारी के लिए वाउचर।

7. Sales Voucher (बिक्री वाउचर):

   • उद्देश्य: बिक्री के लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए।
   • उदाहरण: उत्पादों या सेवाओं की बिक्री के लिए वाउचर।

8. Adjustment Voucher (समायोजन वाउचर):

   • उद्देश्य: किसी अकाउंट में समायोजन या संशोधन को रिकॉर्ड करने के लिए।
   • उदाहरण: क्रेडिट या डेबिट नोट्स के लिए समायोजन।

9. Journal Entry Voucher (जर्नल एंट्री वाउचर):

   • उद्देश्य: जर्नल में एंट्री के लिए उपयोग किया जाता है, जैसे कि किसी खाते में ट्रांसफर।

विभिन्न प्रकार के वाउचर बनाने और उन्हें सही तरीके से लिखने के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए:

1. Cash Voucher (कैश वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • राशि को अंकों और शब्दों दोनों में स्पष्ट रूप से लिखें।
  • कैश भुगतान की पुष्टि करने के लिए सही और प्रामाणिक जानकारी प्रदान करें।
  • प्राप्तकर्ता का नाम और विवरण सही हो।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: लेन-देन की तारीख
  • प्राप्तकर्ता का नाम: व्यक्ति या संस्था का नाम
  • राशि: रकम अंकों और शब्दों में
  • विवरण: भुगतान का कारण
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 001
Date: 30 जुलाई 2024
Payee: श्री अमित शर्मा
Amount: ₹5,000 (पांच हजार रुपए केवल)
Purpose: Office Supplies Payment
Payment Method: Cash
Authorized Signature: ____________

2. Bank Voucher (बैंक वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • बैंक खाते की जानकारी सही हो।
  • बैंक लेन-देन की पुष्टि के लिए सभी विवरण सही हों।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: लेन-देन की तारीख
  • प्राप्तकर्ता का नाम: व्यक्ति या संस्था का नाम
  • राशि: रकम अंकों और शब्दों में
  • विवरण: बैंक ट्रांसफर का कारण
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 002
Date: 31 जुलाई 2024
Payee: श्रीमती राधा वर्मा
Amount: ₹10,000 (दस हजार रुपए केवल)
Purpose: Invoice Payment via Bank Transfer
Payment Method: Bank Transfer
Authorized Signature: ____________

3. Journal Voucher (जर्नल वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • जर्नल एंट्री के सभी खाते सही ढंग से दिखाए जाएं।
  • समायोजन या समायोजन की प्रविष्टियाँ सही और स्पष्ट होनी चाहिए।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: लेन-देन की तारीख
  • ड्रॉप और क्रेडिट खाते: खाते का नाम और राशि
  • विवरण: समायोजन या समायोजन का विवरण
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 003
Date: 1 अगस्त 2024
Debit Account: Office Expenses Account
Credit Account: Cash Account
Amount: ₹2,000 (दो हजार रुपए केवल)
Purpose: Office Furniture Adjustment
Authorized Signature: ____________

4. Payment Voucher (भुगतान वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • भुगतान का सही कारण और राशि दर्ज की जाए।
  • भुगतान विधि स्पष्ट होनी चाहिए।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: लेन-देन की तारीख
  • प्राप्तकर्ता का नाम: व्यक्ति या संस्था का नाम
  • राशि: रकम अंकों और शब्दों में
  • विवरण: भुगतान का कारण
  • भुगतान विधि: नकद, चेक, या बैंक ट्रांसफर
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 004
Date: 2 अगस्त 2024
Payee: श्री जितेंद्र कुमार
Amount: ₹8,000 (आठ हजार रुपए केवल)
Purpose: Consultancy Fee Payment
Payment Method: Cheque
Authorized Signature: ____________

5. Receipt Voucher (रसीद वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • प्राप्त राशि की सही मात्रा और विवरण दर्ज करें।
  • प्राप्तकर्ता का नाम सही हो।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: प्राप्ति की तारीख
  • प्रदाता का नाम: व्यक्ति या संस्था का नाम
  • राशि: रकम अंकों और शब्दों में
  • विवरण: प्राप्ति का कारण
  • हस्ताक्षर: प्राप्तकर्ता के हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 005
Date: 3 अगस्त 2024
Payer: श्री संजय शर्मा
Amount: ₹15,000 (पंद्रह हजार रुपए केवल)
Purpose: Advance Payment Received
Authorized Signature: ____________

6. Purchase Voucher (खरीद वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • सामान या सेवाओं की खरीद की सही जानकारी हो।
  • चालान या बिल के विवरण को भी शामिल करें।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: खरीदारी की तारीख
  • विक्रेता का नाम: विक्रेता का नाम
  • राशि: रकम अंकों और शब्दों में
  • विवरण: खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं का विवरण
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 006
Date: 4 अगस्त 2024
Vendor: XYZ Supplies Pvt. Ltd.
Amount: ₹20,000 (बीस हजार रुपए केवल)
Purpose: Purchase of Office Equipment
Supporting Documents: Invoice #456
Authorized Signature: ____________

7. Sales Voucher (बिक्री वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • बिक्री का सही विवरण और राशि दर्ज करें।
  • बिक्री की रसीद या चालान संलग्न करें।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: बिक्री की तारीख
  • ग्राहक का नाम: ग्राहक का नाम
  • राशि: रकम अंकों और शब्दों में
  • विवरण: बिक्री की वस्तुएं या सेवाएं
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 007
Date: 5 अगस्त 2024
Customer: ABC Enterprises
Amount: ₹12,000 (बारह हजार रुपए केवल)
Purpose: Sale of Office Furniture
Supporting Documents: Sales Invoice #789
Authorized Signature: ____________

8. Adjustment Voucher (समायोजन वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • समायोजन का सही कारण और विवरण प्रदान करें।
  • संबंधित खातों में सही समायोजन दर्ज करें।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: समायोजन की तारीख
  • ड्रॉप और क्रेडिट खाते: खाते का नाम और राशि
  • विवरण: समायोजन का विवरण
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 008
Date: 6 अगस्त 2024
Debit Account: Accounts Receivable
Credit Account: Sales Account
Amount: ₹3,000 (तीन हजार रुपए केवल)
Purpose: Adjustment for Sales Error
Authorized Signature: ____________

9. Journal Entry Voucher (जर्नल एंट्री वाउचर)

• ध्यान देने योग्य बातें:
  • सभी जर्नल एंट्री खातों को सही ढंग से दिखाएं।
  • लेन-देन की पूरी जानकारी और राशि स्पष्ट होनी चाहिए।
• कैसे बनाएं और लिखें:
  • वाउचर नंबर: क्रमिक नंबर
  • तारीख: जर्नल एंट्री की तारीख
  • ड्रॉप और क्रेडिट खाते: खाते का नाम और राशि
  • विवरण: लेन-देन का विवरण
  • हस्ताक्षर: प्राधिकृत हस्ताक्षर

उदाहरण:

Voucher No: 009
Date: 7 अगस्त 2024
Debit Account: Office Supplies
Credit Account: Cash
Amount: ₹4,000 (चार हजार रुपए केवल)
Purpose: Office Supplies Purchase
Authorized Signature: ____________

इन वाउचरों का सही तरीके से निर्माण और लेखन लेन-देन को व्यवस्थित और पारदर्शी बनाने में मदद करता है।

यदि आप किसी को ₹10,000 नकद दे रहे हैं, तो इस लेन-देन से संबंधित Revenue की राशि ₹10,000 नहीं होगी क्योंकि आप Revenue नहीं दे रहे हैं, बल्कि एक भुगतान कर रहे हैं।

Payment Voucher पर ध्यान देने योग्य बातें:

• Payment Voucher पर आप केवल उस राशि को दर्ज करेंगे जो आपने भुगतान की है। इस मामले में, ₹10,000 को Payment Voucher पर दिखाया जाएगा, लेकिन यह Revenue नहीं होगा।

Revenue का उल्लेख कैसे करें:

• Revenue तब दर्ज किया जाता है जब आपके व्यापार को नकद के रूप में प्राप्त किया जाता है, जैसे कि बिक्री या सेवा के लिए भुगतान। यदि आप किसी को भुगतान कर रहे हैं, तो यह आपके व्यापार के Expense (खर्च) का हिस्सा होगा, न कि Revenue का।

Example of a Payment Voucher:

यदि आप ₹10,000 किसी को भुगतान कर रहे हैं, तो यह एक Payment Voucher पर दर्ज किया जाएगा:

Voucher No: 012
Date: 15 अगस्त 2024
Payee: श्री राजेश यादव
Amount: ₹10,000 (दस हजार रुपए केवल)
Purpose: Payment for Office Supplies
Payment Method: Cash
Authorized Signature: ____________

Summary:

• जब आप किसी को भुगतान करते हैं, तो यह आपके Expense (खर्च) खाते में दर्ज होता है, और Revenue नहीं होता है।
• Revenue की राशि केवल तब दर्ज की जाती है जब आपके व्यापार को पैसे प्राप्त होते हैं, न कि जब आप किसी को पैसे देते हैं।

इस प्रकार, ₹10,000 का Revenue दर्ज करने की कोई आवश्यकता नहीं है यदि आप इसे किसी को भुगतान कर रहे हैं।

यदि आप किसी को ₹10,000 की salary (वेतन) दे रहे हैं, तो इस लेन-देन से संबंधित Revenue की राशि ₹10,000 नहीं होगी। वेतन का भुगतान एक Expense (खर्च) होता है, न कि Revenue।

वेतन भुगतान के प्रबंधन के लिए प्रमुख बातें:

1. Expense Account:

   • वेतन का भुगतान Expense खाते में दर्ज किया जाता है। यह आपके व्यापार के खर्च का हिस्सा होता है और Revenue के रूप में नहीं माना जाता।

2. Salary Payment Voucher:

   • जब आप वेतन का भुगतान करते हैं, तो इसे Payment Voucher या Salary Voucher के रूप में दर्ज किया जाता है।

वेतन भुगतान का उदाहरण:

Payment Voucher Example :

Voucher No: 013
Date: 20 अगस्त 2024
Payee: श्रीमान सुमित शर्मा
Amount: ₹10,000 (दस हजार रुपए केवल)
Purpose: Salary Payment for August 2024
Payment Method: Cash
Authorized Signature: ____________

Accounting Entries:

1. Expense Account:

   • Salary Expense: ₹10,000

2. Cash or Bank Account:

   • Cash: ₹10,000 (यह आपकी कंपनी की नकद राशि को घटाता है)

Accounting Entry Example:

Debit: Salary Expense ₹10,000
Credit: Cash ₹10,000

Summary:

• Salary Payment को Expense खाते में दर्ज करें।
• Revenue केवल तब दर्ज किया जाता है जब आपके व्यापार को बिक्री या सेवा से पैसे प्राप्त होते हैं।
• वेतन का भुगतान Revenue नहीं होता और इसलिए इसका कोई असर Revenue खाते पर नहीं होता है।

Cash Voucher पर Revenue Stamp (राजस्व टिकट) की आवश्यकता की राशि आमतौर पर विभिन्न देशों और राज्यों के नियमों पर निर्भर करती है। भारत में, अधिकांश Cash Vouchers पर Revenue Stamp लगाने की आवश्यकता नहीं होती, लेकिन कुछ विशेष परिस्थितियों में ऐसा किया जा सकता है।

भारत में Revenue Stamp के सामान्य नियम:

1. Revenue Stamp की सामान्य राशि:

   • सामान्यतः ₹1 या ₹5 का Revenue Stamp उपयोग में आता है।

2. किसे लागू होता है:

   • Revenue Stamp आमतौर पर उन दस्तावेजों पर लागू होता है जिन पर कानूनी और वित्तीय लेन-देन की ज़िम्मेदारी होती है, जैसे अनुबंध, रसीदें, और महत्वपूर्ण समझौते।

3. Salary Payment और अन्य नकद लेन-देन:

   • Salary Payments और सामान्य नकद लेन-देन पर Revenue Stamp की आवश्यकता नहीं होती।

4. वाउचर पर Revenue Stamp की आवश्यकता:

   • यदि कोई विशेष कानूनी या व्यावसायिक प्रावधान है, तो उस स्थिति में आप उस प्रावधान के अनुसार Revenue Stamp लागू कर सकते हैं।

सारांश:

• Cash Voucher पर सामान्यतः Revenue Stamp की आवश्यकता नहीं होती।
• यदि आपको विशेष मामलों में Revenue Stamp लगाने की आवश्यकता है, तो ₹1 या ₹5 का स्टांप प्रायः पर्याप्त होता है।